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El recorrido completo, desde que un objeto entra al archivo hasta que su ficha queda disponible: qué registramos, qué decidimos y qué dejamos anotado como duda.
El recorrido de una pieza no empieza en la vitrina sino en el momento en que alguien la trae, la fotografía o la menciona en una entrevista. Desde ahí se abre un procedimiento que busca dejar rastro de cada decisión.
Se anota quién entrega el objeto, en qué circunstancias apareció y qué se sabe de su procedencia. Si llega por correo o por una visita, se deja constancia de la fecha y del canal. Nada se interpreta todavía: solo se describe lo que se ve y lo que se dice.
Se reúne la capa documental: fotografías del objeto desde varios ángulos, fichas previas si existen, recortes de diario, planos o grabaciones de testimonios. Cada archivo se identifica con su origen y se guarda sin retoques, incluso si está incompleto o mal encuadrado.
Medidas, materiales, marcas, sistema de cierre, estado de conservación y cualquier inscripción legible. Esta capa es la más estable: si una marca dice una fábrica, se transcribe tal cual. Los huecos se anotan como huecos, no se rellenan con suposiciones.
Según cuántas fuentes coincidan y qué calidad tengan, la pieza recibe un nivel alto, medio o bajo. Un boleto con marca y fecha impresa puede ser alto; un juguete sin molde ni catálogo suele quedar en bajo. El nivel se revisa cada vez que aparece una fuente nueva.
Recién acá se propone contexto histórico, función probable y comparaciones con piezas similares. Esta capa se marca siempre como lectura del equipo, separada del documento y de los datos. Si una hipótesis no se sostiene, se retira y queda registrada la corrección con su fecha.
La ficha se publica en acceso abierto con las tres capas visibles y el nivel de certeza indicado. Los testimonios orales se citan solo con consentimiento y se anonimizan cuando la persona lo pide. No se publican datos sensibles ni se autentican piezas para transacciones comerciales.
Si querés ver cómo se aplica este procedimiento en casos concretos, podés revisar el inicio del archivo o escribirnos desde la página de contacto para consultar por una pieza o proponer una corrección.
Cada objeto recorre un camino con pasos definidos. No hay atajos ni saltos: primero se registra lo que se ve, después se ordena lo que se sabe y recién al final se escribe qué podría significar. Estas son las etapas que seguimos desde el ingreso hasta la publicación abierta.
Se abre una ficha de entrada con fecha, procedencia declarada y estado en que llega el objeto. Si viene de una donación o de un préstamo, queda asentado quién lo trajo y con qué condiciones. En esta instancia todavía no se interpreta nada: solo se describe lo que se tiene delante.
Se toman vistas generales, detalles de marcas, cierres, costuras y desgaste. Se anotan medidas, materiales y peso cuando corresponde. Las fotos se archivan con su fecha y se evita retocar color o contraste, porque esos ajustes borran información útil sobre el paso del tiempo.
Se busca la pieza en catálogos, avisos de diarios, planos municipales o registros de fábrica. Cada coincidencia se cita con su fuente y su fecha. Cuando no aparece nada, se deja constancia del vacío en lugar de rellenarlo con suposiciones.
Si hay una persona que recuerda el objeto, se graba la conversación con su autorización por escrito. Se le explica cómo se va a citar y se respeta su pedido de anonimato cuando lo pide. El testimonio se guarda como documento, no como prueba cerrada.
Con las fuentes reunidas se asigna un nivel de certeza alto, medio o bajo. La ficha separa tres capas: el documento hallado, los datos objetivos y la interpretación del equipo. Esa última se marca siempre como lectura posible, nunca como hecho comprobado.
La ficha se publica en acceso abierto junto al resto de la colección. Si más adelante aparece un dato nuevo o alguien señala un error, se actualiza el registro y se conserva la versión anterior con la fecha del cambio. Corregir no borra: deja rastro.